Whistleblowing-Richtlinie
Diese Richtlinie wurde zuletzt am Sonntag, den 9. März 2025 aktualisiert.
Whistleblowing
Wichtige Punkte
Das Whistleblowing-Verfahren legt den Rahmen für den Umgang mit Vorwürfen illegalen und unangemessenen Verhaltens fest.
Die Blighty Furniture Company Limited (TBFC) verpflichtet sich zu den höchsten Standards in Bezug auf Transparenz, Redlichkeit, Integrität und Verantwortlichkeit.
Dieses Verfahren soll eine Möglichkeit bieten, schwerwiegende Vorwürfe hinsichtlich Standards, Verhalten, finanzieller Unregelmäßigkeiten oder möglicher rechtswidriger Handlungen auf eine Weise vorzubringen, die die Vertraulichkeit gewährleistet und diejenigen, die solche Vorwürfe in der begründeten Annahme erheben, dass dies im öffentlichen Interesse liegt, davor schützt, schikaniert, diskriminiert oder benachteiligt zu werden.
Dieses Verfahren ersetzt nicht andere Richtlinien und Verfahren wie das Beschwerdeverfahren, die Richtlinien zu Beschwerden und Belästigung und Mobbing sowie andere speziell festgelegte gesetzliche Meldeverfahren.
Dieses Verfahren soll sicherstellen, dass TBFC seiner Pflicht gemäß dem Public Interest Disclosure Act 1998 nachkommt.
Umfang
Dieses Verfahren gilt für alle Mitarbeiter von TBFC, einschließlich Partner und Auftragnehmer.
Dieses Verfahren ersetzt nicht andere TBFC-Richtlinien oder -Verfahren. Wenn ein Mitarbeiter Bedenken hinsichtlich des Verhaltens eines Kollegen im Arbeitsumfeld hat (z. B. dass dieser Kollegen nicht respektvoll behandelt), sollte er dies seinem Vorgesetzten mitteilen. Falls dies nicht möglich ist, sollte er dies dem Geschäftsführer des Unternehmens oder der Whistleblower-Richtlinie der Charity Commission mitteilen: whistleblowing@charitycommission.gsi.gov.uk
Dieses Verfahren gilt für (aber nicht ausschließlich) Vorwürfe in Bezug auf Folgendes:
· Verhalten, das eine Straftat oder einen Gesetzesverstoß darstellt
· Angeblicher Justizirrtum
· Ernsthafte Gesundheits- und Sicherheitsrisiken
· Die unerlaubte Verwendung öffentlicher Gelder
· Möglicher Betrug und Korruption
· Sexueller, körperlicher oder verbaler Missbrauch oder Mobbing oder Einschüchterung von Mitarbeitern, Kunden oder Servicenutzern
· Amtsmissbrauch
· Anderes unethisches Verhalten
Berichterstattung
Kontaktdaten für die Meldung: (schriftlich)
Die Blighty Furniture Company Limited
Büro 1, 24-26 Regent Place,
Birmingham
B1 3NJ
TBFC ist sich bewusst, dass die Entscheidung, eine Anschuldigung zu erheben, schwierig sein kann. Hinweisgeber, die schwerwiegende Anschuldigungen erheben und davon ausgehen, dass dies im öffentlichen Interesse liegt, haben jedoch nichts zu befürchten, da sie ihre Pflicht gegenüber TBFC und/oder denjenigen erfüllen, für die TBFC Dienstleistungen erbringt.
TBFC wird geeignete Maßnahmen ergreifen, um einen Hinweisgeber, der eine schwerwiegende Anschuldigung erhebt und davon ausgeht, dass dies im öffentlichen Interesse liegt, vor Repressalien, Belästigungen oder Schikanen zu schützen.
Vertraulichkeit
Alle Vorwürfe werden vertraulich behandelt und es wird alles unternommen, um die Identität eines Hinweisgebers nicht preiszugeben, es sei denn, der Hinweisgeber verlangt etwas anderes. Sollte die Angelegenheit jedoch später im Rahmen anderer TBFC-Verfahren, wie beispielsweise des Disziplinarverfahrens, behandelt werden, so ist dies nicht der Fall.
Wenn die Anschuldigung zu einem Gerichtsverfahren führt, muss der Hinweisgeber möglicherweise vor Gericht aussagen, wenn der Fall erfolgreich sein soll.
TBFC wird ohne die Zustimmung des Hinweisgebers dessen Identität niemandem außer den an der Untersuchung/Anschuldigung beteiligten Personen offenlegen.
Anonyme Vorwürfe
Dieses Verfahren ermutigt Hinweisgeber, wenn möglich ihren Namen unter einen Vorwurf zu setzen, da anonyme Vorwürfe oft schwer zu belegen/beweisen sind. Anonym erhobene Anschuldigungen sind weit weniger aussagekräftig, werden jedoch nach Ermessen des/der Unternehmensleiter(s) berücksichtigt.
Bei der Ausübung des Ermessens, eine anonyme Anzeige zu akzeptieren, sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:
· Die Ernsthaftigkeit des angesprochenen Problems
· Die Glaubwürdigkeit der Behauptung; und
· Ob der Vorwurf realistischerweise anhand anderer Faktoren oder Quellen als des Beschwerdeführers untersucht werden kann
Unwahre Anschuldigungen
Gegen einen Hinweisgeber, der eine Anschuldigung in der begründeten Annahme erhebt, dass dies im öffentlichen Interesse liegt, werden keine Disziplinar- oder sonstigen Maßnahmen ergriffen, auch wenn die Anschuldigung durch eine Untersuchung nicht bestätigt wird. Allerdings können Disziplinarmaßnahmen gegen einen Hinweisgeber ergriffen werden, der eine Anschuldigung erhebt, ohne vernünftigerweise davon ausgehen zu können, dass dies im öffentlichen Interesse liegt (z. B. wenn er eine Anschuldigung leichtfertig, böswillig oder zum persönlichen Vorteil erhebt, ohne dass ein öffentliches Interesse vorliegt).
Verfahren zur Erhebung einer Anschuldigung
Es ist vorzuziehen, dass Vorwürfe dem unmittelbaren Vorgesetzten eines Mitarbeiters, dem er unterstellt ist, vorgetragen werden. Dies kann jedoch von der Schwere und Sensibilität der betreffenden Angelegenheiten sowie davon abhängen, wer des Fehlverhaltens verdächtigt wird. Wenn der Hinweisgeber beispielsweise glaubt, dass das Management involviert ist, wäre es unangemessen, dies direkt bei ihm anzusprechen. Der Hinweisgeber kann dann direkt bei einer der folgenden Stellen eine Anschuldigung erheben:
· Geschäftsführer
· Gesellschafter des Unternehmens
· Unternehmensberater
Wenn einer der oben genannten Personen eine Anschuldigung erhält, wird er/sie die Anschuldigung prüfen und gegebenenfalls mit anderen Direktoren und Aktionären besprechen. Der Vorgesetzte (oder einer der oben genannten) wird nach reiflicher Überlegung mit dem Hinweisgeber sprechen und prüfen, ob dieser die Anschuldigung weiterverfolgen möchte.
Unabhängig davon, ob ein schriftlicher oder mündlicher Bericht erstellt wird, ist es wichtig, dass relevante Informationen bereitgestellt werden, darunter:
· Der Name der Person, die den Vorwurf erhebt, und eine Kontaktstelle.
· Hintergrund und Vorgeschichte der Anschuldigung (unter Angabe relevanter Daten sowie Namen und Positionen derjenigen, die möglicherweise zu der Anschuldigung beigetragen haben);
· Der konkrete Grund für den Vorwurf. Obwohl von jemandem, der einen Vorwurf erhebt, nicht erwartet wird, dass er die Wahrheit der Vorwürfe beweist, muss er der Person, der er den Vorwurf gemeldet hat, Informationen zur Verfügung stellen, um nachzuweisen, dass es für den Vorwurf hinreichende Gründe gibt.
Wer einen Vorwurf erhebt, kann sich bei allen Besprechungen und Gesprächen im Zusammenhang mit dem Vorwurf von einer anderen Person seiner Wahl begleiten lassen. Wird die Angelegenheit jedoch später in einem anderen Verfahren behandelt, richtet sich das Recht auf Begleitung in diesem Stadium nach dem jeweiligen Verfahren.
Maßnahmen nach Erhalt einer Anschuldigung
Der Vorgesetzte, Direktor, Anteilseigner oder Berater wird die Einzelheiten der Anschuldigung aufzeichnen und dabei möglichst viele Informationen sammeln (innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Erhalt der Anschuldigung), darunter:
· Die Akte der Anschuldigung
· Die Anerkennung der Vorwürfe
· Alle vom Hinweisgeber bereitgestellten Dokumente
Der Ermittler fragt den Hinweisgeber nach seinen bevorzugten Kommunikationsmitteln und Kontaktdaten und verwendet diese für die gesamte Kommunikation mit dem Hinweisgeber, um die Vertraulichkeit zu wahren.
Bezieht sich die Anschuldigung auf Betrug, potenziellen Betrug oder andere finanzielle Unregelmäßigkeiten, wird der Schatzmeister innerhalb von 5 Werktagen nach Erhalt der Anschuldigung informiert. Der Schatzmeister entscheidet, ob der Vorwurf untersucht werden soll und welche Untersuchungsmethode angewendet wird.
Wenn die Anschuldigung Hinweise auf eine Straftat enthält, wird sie unverzüglich dem Geschäftsführer und den Aktionären des Unternehmens gemeldet und es wird entschieden, ob die Polizei informiert wird.
Betrifft der Vorwurf eine Schädigung von Kindern, werden die zuständigen Behörden unverzüglich informiert.
Wenn es um den Verdacht einer Schädigung schutzbedürftiger Erwachsener geht, sollten die Richtlinien für schutzbedürftige Erwachsene, die Richtlinien zum Mental Capacity Act und die Richtlinien zu Freiheitsentzug und Schutz herangezogen werden.
Zeitplan
· Eine schriftliche Bestätigung des Vorwurfs innerhalb von 10 Arbeitstagen mit
O Ein Hinweis darauf, wie TBFC mit der Angelegenheit umgehen will
O Eine Schätzung, wie lange es dauern wird, bis eine endgültige Antwort vorliegt
O Ein Hinweis darauf, ob erste Anfragen gestellt wurden
O Informationen zu den Unterstützungsmechanismen für Hinweisgeber
O Angabe, ob weitere Untersuchungen stattfinden werden und wenn nicht, warum nicht
Wenn die Anschuldigung intern und anonym erhoben wurde, kann TBFC natürlich nicht mitteilen, welche Maßnahmen ergriffen wurden.
Unterstützung
TBFC wird Schritte unternehmen, um etwaige Schwierigkeiten, die durch die Erhebung einer Anschuldigung entstehen können, zu minimieren. Wenn beispielsweise ein Hinweisgeber in einem Straf- oder Disziplinarverfahren aussagen muss, organisiert TBFC für ihn eine Beratung zum Verfahren und gibt Auskunft über die verfügbaren Unterstützungsmechanismen.
TBFC ist sich bewusst, dass Hinweisgeber die Gewissheit haben müssen, dass die Angelegenheit ordnungsgemäß bearbeitet wurde. Daher werden wir, vorbehaltlich rechtlicher Einschränkungen, diejenigen, die Vorwürfe erheben, über das Ergebnis der Untersuchung informieren.
Verantwortung für das Verfahren
Die Gesamtverantwortung für die Durchführung dieses Verfahrens und für die Festlegung der einzuhaltenden Verwaltungsprozesse sowie des Formats der aufzubewahrenden Aufzeichnungen liegt bei den Direktoren und Anteilseignern des Unternehmens.
Überwachung
In einem Register werden die folgenden Details aufgezeichnet:
· Name und Status (z. B. Angestellter) des Hinweisgebers
· Das Datum, an dem die Behauptung eingegangen ist
· Die Art der Anschuldigung
· Angaben zur Person, die die Anschuldigung erhalten hat
· Ob der Vorwurf untersucht werden soll und wenn ja, von wem
· Das Ergebnis der Untersuchung
· Alle anderen relevanten Details
Das Register ist vertraulich und steht nur den Geschäftsführern und Aktionären des Unternehmens zur Einsichtnahme zur Verfügung.
Der Geschäftsführer erstattet dem Vorstand jährlich Bericht über die Durchführung des Verfahrens und die im Berichtszeitraum erhobenen Whistleblowing-Vorwürfe. Der Bericht wird in einer Form verfasst, in der die Identität der Hinweisgeber nicht genannt wird.
The Blighty Furniture Company Limited | Dokumenttitel: Whistleblowing-Richtlinie. Autor: P. Grassick. Letzte Überprüfung: 09.03.2025. Nächste Überprüfung: 08.03.2026